HIS-HE ist eine Einrichtung der 16 Bundesländer und dient in Ausrichtung und Selbstverständnis der Förderung von Wissenschaft, Forschung und Lehre. Aufgaben des forschungsbasierten unabhängigen Kompetenzzentrums sind Beratung und Know-how-Transfer zu Themen der Hochschulorganisation, Organisation von Forschung und Lehre, Hochschulinfrastruktur und Hochschulbau. HIS-HE führt u. a. Tagungen und Veranstaltungen durch, um seine satzungsgemäßen Zwecke zu erfüllen. An diesen Veranstaltungen dürfen teilnehmen: Mitglieder von Forschungs- und Wissenschaftseinrichtungen, Hochschulen und Ministerien. Die teilnehmenden Institutionen werden während einer Veranstaltung durch ihre benannten MitarbeiterInnen vertreten. Private Personen und Organisationen sind von der Teilnahme ausgeschlossen, es sei denn, HIS-HE lädt diese eigens ein, z. B. als ReferentIn.
Anmeldungen erfolgen ausschließlich über die Website von HIS-HE. Mit dem Absenden der Anmeldung und Anerkennung der Allgemeinen Teilnahmebestimmungen registriert sich der/die Teilnehmer:in für die Veranstaltung. HIS-HE bestätigt die Registrierung umgehend durch Zusendung einer E-Mail. Durch die anschließende Bestätigung dieser Mail durch den/die Teilnehmer:in kommt der Vertrag zwischen HIS-HE und dem/der Teilnehmer:in verbindlich zustande. Anmeldungen werden in der Reihenfolge ihres Eingangs berücksichtigt. Soweit für einzelne Veranstaltungen Zugangsvoraussetzungen festgelegt sind, werden diese gesondert ausgewiesen.
Bei Erreichen der maximalen Teilnehmendenzahl wird der/die Teilnehmer:in in eine Warteliste eingetragen. Falls ein/e angemeldete/r Teilnehmer:in innerhalb der Anmeldefrist absagt, rückt der/die erste Teilnehmer:in der Warteliste nach.
HIS-HE behält sich vor, die Teilnahme je entsendender Institution auf eine Person zu reduzieren.
Inhalt und Ablauf von Veranstaltungen sowie der Einsatz von Referenten werden von HIS-HE festgelegt, ausgenommen sind Sonderabsprachen. Änderungen von Inhalt und Ablauf der Veranstaltungen und der Einsatz von Referenten sind unter Wahrung des Gesamtkonzeptes seitens HIS-HE möglich. Weiterhin behält HIS-HE sich vor, pandemiebedingt das Programm zu ändern oder eine in Präsenz geplante Veranstaltung in ein kostengünstigeres Online-Format zu wandeln. Die Teilnehmer:innen werden spätestens 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn über eine Änderung informiert. Für diesen Fall bereits getätigte Reise-/Übernachtungskosten der Teilnehmenden können HIS-HE nicht in Rechnung gestellt werden.
Die Veranstaltungsgebühren verstehen sich, sofern nicht anders vermerkt, zuzüglich der jeweils gültigen Umsatzsteuer.
Die Veranstaltungsgebühr beinhaltet, wenn nicht ausdrücklich eine andere Regelung aus dem Veranstaltungsprogramm hervorgeht auch eventuelle Veranstaltungsunterlagen.
Der Rechnungsbetrag wird nach der Veranstaltung mit Zugang der Rechnung ohne Abzug sofort fällig, sofern keine anderslautende Vereinbarung schriftlich getroffen wurde. Bei der Überweisung sind der Teilnehmendenname und die Rechnungsnummer anzugeben.
Eine Stornierung der Teilnahme ist kostenfrei bis 10 Werktage vor Veranstaltungsbeginn möglich, danach werden bei Stornierung 100 % der Veranstaltungsgebühr erhoben. Die Stornierung muss schriftlich an HIS-HE erfolgen; entscheidend ist der Tag des Eingangs der Stornierung bei HIS-HE. Kann vom Stornierenden/der Stornierenden eine Ersatzperson benannt werden, so kann diese Person an der Veranstaltung teilnehmen und seinen/ihren Platz einnehmen. Dabei entstehen keinerlei zusätzliche Gebühren und Kosten.
Bei Nichterscheinen oder Rücktritt am Veranstaltungstag wird ebenfalls die gesamte Veranstaltungsgebühr fällig. Allgemeine Teilnahmebestimmungen für Tagungen und Veranstaltungen des HIS-Instituts für Hochschulentwicklung e. V. (HIS-HE) ab April 2024.
HIS-HE ist berechtigt, Veranstaltungen aus wichtigem Grund, insbesondere bei Erkrankung von Referenten oder bei zu geringer Teilnehmendenanzahl, abzusagen oder zu verschieben. Die Teilnahmergebühr wird nicht erhoben, jedoch sind Forderungen des/der Teilnehmer:in an HIS-HE ausgeschlossen.
Die Teilnahme an den Veranstaltungen, die Nutzung von Einrichtungen, Räumen und Geräten erfolgt auf eigene Gefahr. Für Unfälle auf dem Weg zum oder vom Veranstaltungsort übernimmt HIS-HE gegenüber dem/der Teilnehmer:in keine Haftung. Bei fahrlässig verursachten Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit haftet HIS-HE bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit - auch seiner Erfüllungsgehilfen - nach den gesetzlichen Bestimmungen. Bei fahrlässig verursachten Sach- und Vermögensschäden haften HIS-HE und seine Erfüllungsgehilfen nur bei der Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht, jedoch der Höhe nach beschränkt auf die bei Vertragsschluss vorhersehbaren und vertragstypischen Schäden. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung den Vertrag prägt und auf die der/die Teilnehmer:in vertrauen darf.
Alle Vereinbarungen bedürfen der Schriftform, mündliche Vereinbarungen bedürfen der schriftlichen Bestätigung.
HIS-HE wird die überlassenen Daten der Teilnehmenden schützen und vertraulich behandeln und nur im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Bestimmungen nutzen. Personenbezogene und Bestandsdaten dienen zur Planung des Veranstaltungsprogramms.
Wir werden die Teilnehmerinnen und Teilnehmer zukünftig auf unser Veranstaltungsprogramm und thematisch relevante HIS-HE-Informationen hinweisen. Teilnehmerinnen und Teilnehmer können ihre Einwilligung hierzu jederzeit widerrufen mit E-Mail an schwerdt-schmidt@his-he.de. Insofern Netzwerkbildung ein Teilziel der gebuchten Veranstaltung ist, werden Name, Institution und E-Mail-Adresse der Teilnehmerinnen und Teilnehmer auf einer Teilnehmendenliste veröffentlicht und an die weiteren Teilnehmerinnen und Teilnehmer sowie Referentinnen und Referenten derselben Veranstaltung weitergegeben. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer können ihre Einwilligung hierzu widerrufen. Dies erbitten wir uns - aus organisatorischen Gründen - jedoch rechtzeitig vor Veranstaltungsbeginn in elektronischer Form an schwerdt-schmidt@his-he.de.
Kontoverbindung und Kreditkartendaten werden je nach Zahlungsart erhoben, in der Kundendatei gespeichert und zum Zwecke der Erbringung der Leistung und zur Abrechnung verarbeitet, genutzt und - soweit notwendig - an dafür beauftragte Dienstleister weitergegeben.
HIS-HE und die Teilnehmer:innen verpflichten sich zur Wahrung der Vertraulichkeit personenbezogener Daten nach Art. 5 i. V. m. Art. 24, Art. 32 Abs. 4 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), sowie der Bestimmungen des jeweils geltenden Landesdatenschutzgesetzes und eventueller bereichsspezifischer Bestimmungen zum Datenschutz, zu denen Sie im Rahmen des Vertragsverhältnisses Zugang erhalten oder Kenntnis erlangen. Sie erkennen an, dass es untersagt ist, geschützte personenbezogene Daten unbefugt zu anderem als dem zur jeweiligen rechtmäßigen Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, bekannt zu geben, zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen, und dass diese Pflichten auch nach Vertragsende fortbestehen. HIS-HE und die Teilnehmer:innen verpflichten sich, dass der jeweils Verantwortliche oder Auftragsverarbeiter die nach den geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen hat, um sicherzustellen, dass ihnen unterstellte Personen, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben, diese nur auf Anweisung des Verantwortlichen verarbeiten. HIS-HE und die Teilnehmer:innen verpflichten sich, über alle ihnen im Zusammenhang mit der Durchführung dieser Veranstaltung bekannt werdende geheimhaltungsbedürftige Vorgänge sowohl während der Veranstaltungsdauer als auch danach Stillschweigen zu bewahren. Die Abrede kann im Einzelfall nur mit Zustimmung von HIS-HE aufgehoben werden.
HIS-HE und die Teilnehmer:innen verpflichten sich ferner, ihnen im Rahmen der Veranstaltung zur Kenntnis gelangende, den Betrieb des jeweils anderen Partners betreffende geheimhaltungsbedürftige Tatsachen vertraulich zu behandeln.
Allgemeine Teilnahmebestimmungen für Tagungen und Veranstaltungen des HIS-Instituts für Hochschulentwicklung e. V. (HIS-HE) ab April 2024.
Eine Online-Veranstaltung ist vergleichbar mit einem Präsenz-Veranstaltung und findet computer-/softwaregestützt über das Internet statt. Sie können an unseren Online-Veranstaltungen teilnehmen, wenn Sie sich zuvor auf unserer Homepage unter https://his-he.de/mediencenter/veranstaltungen/ angemeldet haben. Hierzu werden folgende Daten abgefragt: Anrede, Titel (optional), Vorname, Name, Institution, E-Mail-Adresse. Um eine Online-Veranstaltung über das Internet durchführen zu können, setzen wir ein Tool von Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat, ein. Für die Bereitstellung dieses Dienstes und die damit verbundene Datenverarbeitung ist Zoom die für die Verarbeitung Verantwortliche. Die Datenschutzerklärung von Zoom finden Sie hier: https://explore.zoom.us/de/privacy/. Für die auftragsbezogene Durchführung der Online-Veranstaltung übermitteln wir Ihre Anmelde- bzw. Mitgliederdaten an Zoom. Nicht verantwortlich ist HIS-Institut für Hochschulentwicklung e. V., soweit von Zoom in eigener Verantwortung Daten verarbeitet werden. Das gilt vor allem für Daten, die von Zoom unabhängig von der Nutzung der Plattform erhebt werden. Sie können die Sitzung jederzeit beenden, indem Sie das Browserfenster schließen oder das Programm bzw. die App beenden. Wenn Ihr Ansprechpartner die Sitzung beendet, so wird automatisch auch Ihre Sitzungsteilnahme beendet. Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten, wie z. B. die IP-Adresse des Geräts, gespeichert werden. Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen. Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.
Für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten Teilnehmender ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) DSGVO die einschlägige Rechtsgrundlage. Die Vorschriften erlauben Datenverarbeitungen u. a., wenn dies für die Teilnahme an Online-Veranstaltungen im Rahmen unseres gesetzlichen Auftrags erforderlich ist. Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden, für die Rechtmäßigkeit der Aufzeichnung des Meetings ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO erforderlich.
Zweck der Datenverarbeitung in Form der Nutzung des Tools Zoom ist die Durchführung von Online-Konferenzen.
Verantwortlicher: https://his-he.de/datenschutz/
Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen. Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben. Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.
Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen. Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-
On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmenden-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen.
Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Wenn Sie bei Zoom als Nutzerin oder Nutzer registriert sind, können Berichte über Online-Veranstaltungen bis zu einem Monat von Zoom gespeichert werden.
Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse werden im Zuge der Anmeldung an Zoom übermittelt. Auch Metadaten werden von Zoom verarbeitet. Eine Übermittlung Ihrer Daten an weitere Dritte findet grundsätzlich nicht statt, es sei denn die Inhalte bestimmter Meetings sind selbst zur Weitergabe bestimmt.
Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o. g. Daten.
„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Im Übrigen gelten unsere Hinweise zum Datenschutz: https://his-he.de/datenschutz/
(Stand: Juni 2020)
Vermittelte Inhalte, die in Veranstaltungsunterlagen dokumentiert sind, sowie das Veranstaltungskonzept unterliegen dem Copyright. Insbesondere aus urheberrechtlichen Gründen darf kein Teil der Veranstaltungsunterlagen ohne schriftliche Genehmigung durch HIS-HE für gewerbliche Zwecke reproduziert, elektronisch verarbeitet, vervielfältigt oder zur öffentlichen Wiedergabe benutzt werden.
Die Veranstaltungen werden eventuell fotografiert und die Aufnahmen für Informationen im HIS-HE-Internetauftritt und in der Öffentlichkeitsarbeit verwendet. Mit der Teilnahme an der Veranstaltung erklären die Teilnehmer:innen ihr Einverständnis, dass Aufnahmen von ihnen für o. a. Zwecke verwendet werden dürfen. Auf schriftlichen Wunsch des Teilnehmers/der Teilnehmerin wird HIS-HE auf die Verwendung verzichten.
Weltanschauliche, parteipolitische oder wirtschaftliche Werbung ist in den Veranstaltungen von Seiten der Teilnehmenden nicht gestattet. Hiervon abweichende Absprachen bedürfen der Schriftform.
Der/die Teilnehmer:in verpflichtet sich, das Hausrecht am Ort der Veranstaltung anzuerkennen und den Anweisungen vor Ort Folge zu leisten.
Sollte eine Bestimmung dieser Allgemeinen Teilnahmebestimmungen unwirksam sein, so wird hiervon die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt.
Gerichtsstand ist Hannover.
(Stand: März 2023)